Aralık sonu ve Ocak başı, Gaziantep’te Netsis kullanan her firmanın ortak telaşıdır: yeni yıla fatura kesebilmek için yıl sonu devrinin sorunsuz tamamlanması gerekir. İhracat evrakı bekleyen bir halı üreticisi, gün sonu tahsilat kapatan bir gıda toptancısı ya da vardiyası süren bir plastik-ambalaj tesisi için devrin gecikmesi, yalnızca muhasebenin değil bütün operasyonun beklemesi demektir.
Giza Teknoloji, Şehitkamil merkezli Logo Yazılım yetkili Netsis bayisi olarak 2018’den beri Gaziantep ve çevresindeki firmaların yıl sonu devirlerini uzaktan ve yerinde yürütüyor. Bu yazıda devir öncesi hazırlığın, devir gününün ve devir sonrası kontrollerin bizim tarafımızdan nasıl ele alındığını anlatıyoruz.
Yıl sonu devri Gaziantep’te neden ayrı bir gündem?
Devir, teknik olarak eski yılın bakiyelerinin yeni çalışma yılına aktarılmasıdır; ama pratikte bir firmanın bütün veri disiplininin sınavıdır. Gaziantep’in üretim ve ihracat ağırlıklı ekonomisinde bunun iki özel sonucu var:
- Takvim baskısı yüksektir. OSB’lerde üretim yılbaşında durmaz; sevkiyat ve fatura kesimi ilk iş günü sabahından itibaren çalışmak zorundadır. Devrin “birkaç gün sonra hallederiz” lüksü yoktur.
- Veri hacmi büyüktür. Yoğun stok hareketi, çok depolu yapılar ve döviz bazlı cariler devir süresini ve kontrol ihtiyacını artırır.
Bu yüzden biz devri tek seferlik bir tuşa basma işi olarak değil, hazırlık ziyareti ile başlayan planlı bir hizmet olarak ele alırız.
Devir öncesi hazırlık: yerinde kontrol ziyareti
Devirden önce, tercihen Aralık ayı içinde, sistemi yerinde ya da uzaktan gözden geçiririz. Kontrol listemizin ana başlıkları şunlardır:
- Tam yedek: Devir öncesi alınmış, geri dönülebilirliği doğrulanmış bir veritabanı yedeği olmadan devir başlatılmaz. Yedek düzeniniz oturmamışsa önce onu kurarız.
- Mutabakat ve bakiye kontrolü: Cari, stok, kasa ve banka bakiyelerinin muhasebeyle tutarlılığı; mali müşavirinizle yürütülen BA/BS ve cari mutabakatların tamamlanma durumu.
- Yarım kalmış evrak taraması: Kaydedilmemiş irsaliye, faturalanmamış sevkiyat, açık sipariş ve onay bekleyen belgelerin devir öncesi karara bağlanması.
- Sunucu ve disk kontrolü: Devir sırasında yeni yıl veritabanı oluşacağı için disk alanı, sunucu sağlığı ve SQL tarafı yerinde kontrol edilir.
- Sürüm uyumu: Kullandığınız Netsis sürümünün devir ve yeni yıl mevzuatı açısından uygun olup olmadığı değerlendirilir; gerekiyorsa güncelleme devirden önce planlanır.
Bu hazırlık, devir günü sürprizlerinin çoğunu baştan eler. Sağlıklı bir devir, sağlıklı bir Netsis ERP kurgusunun üzerinde çok daha hızlı ilerler.
Devir günü nasıl ilerliyor?
Devri genellikle mesai dışı bir zamanda, işi durdurmayacak şekilde planlarız. Tipik akış şöyledir:
- Kullanıcı çıkışları yapılır, son kontrol yedeği alınır.
- Yeni çalışma yılı açılır ve devir işlemi başlatılır.
- Devir tamamlandığında açılış bakiyeleri örneklem yöntemiyle eski yılla karşılaştırılır: seçilmiş carilerin, stokların, kasa ve bankaların bakiyeleri tek tek doğrulanır.
- Kullanıcı yetkileri ve yazıcı/belge düzenleri yeni yıl şirketinde kontrol edilir.
- İlk fatura ve irsaliye kesimi bizim gözetimimizde test edilir; e-belge tarafının yeni yılda sorunsuz çalıştığı doğrulanır.
Süre; veri hacmine, modül sayısına ve sunucu gücüne göre firmadan firmaya değişir. Bu nedenle her firmaya aynı takvimi değil, kendi hacmine uygun bir devir planı çıkarırız.
Devir sonrası ilk hafta: asıl kontrol dönemi
Tecrübemiz şudur: devirle ilgili soruların çoğu devir gecesi değil, izleyen ilk günlerde ortaya çıkar. Eski yıla evrak işleme ihtiyacı, açılış bakiyesinde fark, raporlarda beklenmeyen görünüm gibi konular bu dönemde gelir. Bu yüzden devir hizmetimiz ilk hafta takibini de kapsar; Gaziantep içindeki firmalarda gerekirse aynı gün yerinde müdahale ederiz. Destek modellerimizin tamamını Gaziantep Netsis destek yazımızda bulabilirsiniz.
Önemli bir dürüstlük notu: devir sırasında karşılaşılabilecek uyarı ve mesajların anlamı, kullanılan sürüme ve modül yapısına göre değişir. Ekranda gördüğünüz bir mesajı internetteki genel tariflerle çözmeye çalışmak yerine, ekran görüntüsüyle birlikte destek hattımıza iletmenizi öneririz; teşhisi canlı sistem üzerinde koyarız.
Devri kendi başınıza mı yapmalısınız?
Küçük ve tek kullanıcılı yapılarda devir görece basittir; ancak çok depolu, döviz carili, e-belge yoğun ve üretim modüllü yapılarda devir öncesi kontrol adımları atlanırsa, yeni yılın ilk haftası düzeltme işlemleriyle geçebilir. Kurumsal ölçekte, bakım anlaşmalı ve planlı bir devir süreci isteyen firmalar kurumsal hizmet sürecimiz için Giza Teknoloji iletişim sayfasından bize ulaşabilir.
Sıkça Sorulan Sorular
Netsis yıl sonu devri ne zaman yapılmalı? Yasal bir tek tarih yoktur; pratik kural, eski yıl evraklarının büyük oranda tamamlandığı ve mali müşavir mutabakatlarının bittiği andır. Yeni yılda fatura kesebilmek için yılın ilk iş gününden önce yeni yıl şirketinin açılmış olması gerekir; kalan düzeltmeler sonrasında da işlenebilir.
Devirden sonra eski yıla kayıt girilebilir mi? Genel uygulamada evet; eski yıl şirketi kapanmaz, düzeltme ve geç gelen evrak işlenebilir. Ancak eski yılda yapılan değişikliklerin yeni yıl açılışlarına yansıtılması ek işlem gerektirir. Bu akışın detayı kurulumunuza göre değişir; böyle bir ihtiyaçta destek hattımıza danışın.
Devir sırasında hata alırsak ne olur? Devir öncesi aldığımız yedek sayesinde sistem her zaman geri dönülebilir durumdadır. Hatanın kaynağı (veri, disk alanı, sürüm uyumu) tespit edilir, giderilir ve devir tekrarlanır. Yedeksiz devir başlatmamamızın nedeni tam olarak budur.
Gaziantep dışındaki şubemizin devri de yapılır mı? Evet. Devir işlemleri büyük oranda uzaktan yürütülebilir; merkez sunucunuz Gaziantep’teyse şubeler ayrı bir işlem gerektirmez. Gerekirse planlı yerinde ziyaret de düzenleriz.
Devir dönemini plana bağlayın
Şehitkamil merkezli Giza Teknoloji, 10 yılı aşkın sektör deneyimi ve 200’den fazla müşterisiyle Gaziantep’te Netsis yıl sonu devrini hazırlık ziyareti, devir günü yönetimi ve devir sonrası takip dahil tek elden yürütür. Devir planınızı şimdiden netleştirmek için WhatsApp’tan 0532 599 51 12 yazabilir, bilgi@gizateknoloji.com adresine ulaşabilir veya İletişim sayfamızdan randevu oluşturabilirsiniz.