Sahada sık karşılaştığımız tablo şudur: ön muhasebede üç kişi çalışıyor, üçü de aynı kullanıcıyla Netsis’e giriyor; şifre herkesin bildiği bir kelime; iki yıl önce ayrılan personelin hesabı hâlâ açık. Her şey yolundayken kimse fark etmez — ta ki yanlış bir toplu işlem yapılana, bir kayıt “kendiliğinden” değişene ya da bir veri sızıntısı şüphesi doğana kadar. Netsis kullanıcı ve yetki yönetimi, tam da o gün için bugünden kurulması gereken düzendir.
Giza Teknoloji, Şehitkamil merkezli Logo Yazılım yetkili Netsis bayisi olarak Gaziantep’te bu düzeni yerinde kurar ve personel değişimlerinde günceller.
Neden herkesin kendi kullanıcısı olmalı?
- İzlenebilirlik: Bir kaydı kimin girdiği, değiştirdiği ya da sildiği ancak kişiye özel kullanıcılarla anlaşılır. Ortak kullanıcıyla “kim yaptı” sorusunun cevabı yoktur.
- Hata sınırlama: Yetkisi yalnızca kendi işini kapsayan kullanıcı, yanlışlıkla başka alanda tahribat yapamaz. Fiyat, iskonto ve maliyet gibi hassas alanlar herkese açık olmamalıdır.
- Ticari sır: Kârlılık, maliyet ve cari risk bilgisi her çalışanın görmesi gereken veri değildir.
- KVKK: Cari kartlardaki kişisel verilere erişimin sınırlanması ve kayıt altında olması, KVKK teknik tedbirlerinin doğrudan parçasıdır.
Sahada en sık gördüğümüz yanlışlar
- Ortak kullanıcı: Bir kullanıcıyı bütün ekibin paylaşması.
- Açık kalan eski hesaplar: Ayrılan personelin hesabının kapatılmaması — özellikle uzaktan erişimi olan firmalarda ciddi risktir; bu konuyu Netsis uzaktan bağlantı yazımızda da vurguladık.
- Herkeste yönetici yetkisi: “Uğraşmayalım, tam yetki verelim” diye başlayan ve öyle kalan kurulumlar.
- Görünür şifreler: Ekran kenarındaki yapışkan kâğıtta duran şifreler.
- Hiç gözden geçirmeme: Görev değişse de eski yetkilerin üzerinde kalması; yıllar içinde herkes fiilen her şeye erişir hâle gelir.
Yerinde kurduğumuz yetki düzeni
- Rol tarifi: Firmadaki fiili görevler (ön muhasebe, depo, satış, yönetim…) netleştirilir.
- Kişiye özel kullanıcılar: Her çalışana kendi kullanıcısı açılır; ortak hesaplar kapatılır.
- Yetki matrisi: Hangi rolün hangi modül ve işlemde okuma/yazma yetkisi olacağı tablo hâlinde belirlenir ve sisteme işlenir. Ekran ve alan bazında ince ayar imkânları sürüme göre farklılık gösterebilir; kurulumda mevcut sürümünüze göre netleştiririz.
- Şifre politikası: Tahmin edilmesi zor şifre, kişisel kullanım ve paylaşmama kuralı yazılı hâle getirilir.
- Periyodik gözden geçirme: Bakım anlaşmalı müşterilerimizde kullanıcı listesi ve yetkiler düzenli aralıklarla kontrol edilir; işten ayrılma bildirimlerinde hesap aynı gün kapatılır.
Aile şirketlerinde yetki: hassas ama çözülebilir konu
Gaziantep’te firmaların önemli bölümü aile şirketidir; yetki konusu bu yüzden teknik olduğu kadar insani bir konudur ve “yetkini kısıyoruz” cümlesi yanlış anlaşılmaya açıktır. Bizim yaklaşımımız, işi kişiselleştirmeden rol üzerinden konuşmaktır: depo rolü, ön muhasebe rolü, yönetim rolü. Herkes işini eksiksiz yapacak yetkiye sahip olur; kimsenin işine engel çıkmaz. Deneyimimiz şudur: düzen kurulduktan birkaç hafta sonra, başta en çok itiraz edenler bile “kimin ne yaptığı belli” rahatlığını savunur hâle gelir.
Şifre sıfırlama ve acil durumlar
“Şifreyi unuttuk, kimse giremiyor” çağrısı bize sık gelir. Kullanıcı şifresinin sıfırlanması yetkili yönetici tarafında yapılır; yönetici şifresinin kendisi kaybedildiyse durum daha hassastır ve deneme-yanılmayla uğraşmak yerine bize ulaşmanızı öneririz — yanlış müdahale kullanıcı tanımlarına zarar verebilir. Uzaktan bağlanıp çözer, gerekiyorsa yerinde müdahale ederiz. Şifre işlemlerinde kimlik doğrulamasını da önemsiyoruz: arayıp şifre sıfırlatmak isteyen kişinin gerçekten yetkili olduğundan emin olmadan işlem yapmayız; sosyal mühendislik saldırılarının en bilinen yolu budur. Acil durum kanallarımız Gaziantep Netsis destek sayfamızda.
Birden fazla şirket ve şubede ortak yetki politikası kurmak isteyen kurumsal yapılar, hizmet sürecini Giza Teknoloji iletişim sayfası üzerinden başlatabilir.
Sıkça Sorulan Sorular
Her çalışana ayrı kullanıcı açmak lisans maliyetini artırır mı? Kullanıcı tanımı ile eş zamanlı kullanıcı lisansı farklı kavramlardır; kişiye özel kullanıcı açmak çoğu kurulumda ek lisans gerektirmez. Mevcut lisans yapınıza bakıp net cevabı veririz.
Patron her şeyi görsün, personel sınırlı olsun — yapılabilir mi? Evet; en sık kurduğumuz düzen tam olarak budur. Yönetim tam görüş sahibidir, operasyon kendi alanında çalışır.
Ayrılan personelin kullanıcısını silmek mi, kapatmak mı doğru? Genel pratik hesabı silmek değil pasifleştirmektir; geçmiş kayıtlardaki iz korunur, erişim kapanır.
Yetki düzeni kurmak işleri yavaşlatır mı? İlk günlerde “şuna da yetki lazımmış” ayarlamaları olur; düzen bir-iki haftada oturur. Sonrasında işler yavaşlamaz; aksine yanlış ellerde bozulan kayıtlarla uğraş azalır.
Yetki düzenini kendimiz kurabilir miyiz? Küçük ekiplerde temel ayarlar yapılabilir; ancak modüller arası bağımlılıklar gözden kaçabilir. İlk kurulumun birlikte yapılmasını, sonrasının size devredilmesini öneriyoruz.
Kullanıcı düzeninizi birlikte kuralım
Şehitkamil merkezli Giza Teknoloji, 2018’den beri yetkili Netsis bayisi olarak Gaziantep’te kullanıcı ve yetki düzenini yerinde kurar, personel değişimlerinde günceller. WhatsApp’tan 0532 599 51 12 yazabilir, bilgi@gizateknoloji.com adresine ulaşabilir veya İletişim sayfamızdan randevu oluşturabilirsiniz.