“Cari bakiye müşteriyle tutmuyor”, “sistemde görünen malla rafta sayılan farklı”, “stok ekside ama depo dolu”… Dönem sonu yaklaştıkça bu cümleleri daha sık duyarız. Netsis’te cari ve stok düzeltme, doğru yöntemle yapıldığında rutin bir temizliktir; yanlış yöntemle yapıldığında ise küçük bir farkı içinden çıkılmaz hâle getirebilir.
Giza Teknoloji, Şehitkamil merkezli Logo Yazılım yetkili Netsis bayisi olarak Gaziantep’te bu temizliği yerinde, kontrollü ve mali müşavirinizle uyumlu şekilde yürütür.
Altın kural: silmek değil, düzeltmek
Muhasebe düzeninin temel ilkesi iz bırakmaktır. Yanlış bir kaydı yok etmek yerine onu dengeleyen ters/düzeltme kaydı girmek genel kabul görmüş pratiktir. Çünkü:
- Silinen kayıt geçmiş raporları sessizce değiştirir; geçen ay yönetime sunulan rapor ile bugünkü rapor birbirini tutmaz olur.
- Resmî belgeye bağlanmış kayıtlar zaten serbestçe silinemez; e-belgeye dönüşmüş işlemlerin düzeltilmesi iptal ve iade gibi mevzuata tabi süreçlerle yürür.
- Beyannamesi verilmiş, kapanmış döneme dokunmak tutarlılığı bozar; bu tür düzeltmeler mali müşavirinizle koordineli yapılmalıdır.
Cari tarafında tipik farklar ve temizliği
Sahada cari farkların büyük bölümü birkaç kaynaktan çıkar: aynı firmaya mükerrer açılmış cari kartlar, yanlış cariye işlenen tahsilat, işlenmeyen kur farkı ve unutulan iadeler. Temizlik yaklaşımımız:
- Mutabakatla başlanır: Fark, karşı tarafla ekstre karşılaştırması yapılmadan “düzeltilmez”; önce farkın gerçek olup olmadığı netleşir. BA/BS ve cari mutabakatını kolaylaştıran kurguyu e-mutabakat yazımızda anlattık.
- Fark kalem kalem bulunur: Toplam üzerinden tek bir düzeltme fişi atmak farkı gizler, çözmez. Hangi belge eksik, hangi tahsilat yanlış cariye gitmiş tek tek tespit edilir.
- Mükerrer kartlar tekilleştirilir: Hareketlerin doğru kartta toplanması sağlanır, mükerrer kart pasifleştirilir.
- Düzeltme kayıtları açıklamalı girilir: İleride bakan kişi neyin neden yapıldığını anlayabilmelidir.
Stok tarafında: sayım farkı ve eksi stok
- Sayım farkı: Fiili sayım ile kayıt arasındaki fark, sayım farkı fişleriyle kayda alınır; vergisel boyutu olduğu için sınıflandırma mali müşavirinizle uyumlu yapılır.
- Eksi stok: Depoda mal varken sistemde eksi görünmesi çoğu zaman belge sırasından (faturası kesilmiş ama girişi işlenmemiş mal), yanlış depo seçiminden ya da birim karışıklığından kaynaklanır. Eksiyi elle sıfırlamak değil, eksiyi üreten sebebi kapatmak gerekir.
- Birim ve çevrim hataları: Koli/adet, kilo/metre gibi çevrimlerin yanlış tanımı her hareketle farkı büyütür.
Sayım farkının kökten azalması için sayım ve sevkiyatın barkodla yapılmasını öneriyoruz; kazanımlarını barkod otomasyonu yazımızda derledik.
Dönem içinde fark birikmesin: üç küçük alışkanlık
Temizlikten daha değerlisi, farkın hiç birikmemesidir. Günlük işleyişte üç alışkanlık büyük fark yaratır: belgeleri aynı gün ve işlem sırasına göre işlemek; her harekette doğru depo ve birimin seçilmesini zorunlu kılan tanımlar kullanmak; ay sonlarında kısa bir kontrol listesiyle eksi stok ve askıda kalmış belgeleri taramak. Bu alışkanlıklar oturduğunda dönem sonu düzeltmesi saatler değil dakikalar süren bir rutine döner.
Yerinde düzeltme sürecimiz
- Yedek alınır ve doğrulanır: Toplu düzeltmeye yedeksiz başlanmaz.
- Farkların envanteri çıkarılır: Hangi cariler, hangi stoklar, hangi dönem etkileniyor?
- Plan mali müşavirinizle paylaşılır: Kapalı dönem etkisi olan kalemler ayrıştırılır.
- Düzeltmeler kontrollü uygulanır: Sonuç, öncesi-sonrası karşılaştırmasıyla raporlanır.
- Farkı üreten alışkanlık düzeltilir: Yanlış depo seçimi, ortak kullanıcı, belge sırası gibi kökler kapatılmazsa fark geri gelir.
En doğru zamanlama, yıl sonu devrinden öncesidir: devir, temiz bakiyelerle yapılmalıdır. Devir hazırlığının tamamını Netsis yıl sonu devri yazımızda anlattık.
Çok şubeli ve kurumsal yapılarda kapsamlı veri temizliği projelerini Giza Teknoloji iletişim sayfası üzerinden planlayabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Yanlış fişi silsek olmaz mı, neden ters kayıt? Aynı gün fark edilmiş ve resmî belgeye bağlanmamış bir hatada düzeltme basittir; ama genel kural iz bırakmaktır. Geçmişe dönük ve belgeye bağlı kayıtlarda silme yerine düzeltme kaydı, hem mevzuat hem denetim açısından güvenli yoldur.
Sayım farkı çok çıktı; hepsini tek fişte kapatabilir miyiz? Teknik olarak mümkün, ama önce sebebe bakmak gerekir: fark belirli ürün gruplarında yoğunlaşıyorsa çoğu zaman birim ya da depo tanımı sorunu vardır ve düzeltilmezse fark gelecek sayımda tekrar çıkar.
Cari bakiye müşteriyle yıllardır tutmuyor; hâlâ düzelir mi? Düzelir; yalnızca fark ne kadar eskiyse inceleme o kadar derindir. Karşılıklı ekstrelerle belirli bir tarihte mutabık kalınır, fark o noktadan itibaren çözülür.
Düzeltme işlemleri için işi durdurmamız gerekir mi? Analiz aşaması siz çalışırken yapılır; toplu düzeltme adımlarını gün sonuna ya da hafta sonuna planlarız.
Depo sayımını hangi sıklıkla yapmalıyız? Genel pratik yılda en az bir tam sayımdır; hareketli depolarda belirli raf ya da ürün grubunu kapsayan dönemsel kısmi sayımlar farkın birikmesini önler. Sayım planını devir takvimiyle birlikte kurgularız.
Devirden önce temiz bakiye
Şehitkamil merkezli Giza Teknoloji, 2018’den beri yetkili Netsis bayisi olarak Gaziantep’te cari ve stok temizliğini yerinde yürütür. Durum tespiti için WhatsApp’tan 0532 599 51 12 yazabilir, bilgi@gizateknoloji.com adresine ulaşabilir veya İletişim sayfamızdan randevu oluşturabilirsiniz.